Mẫu đơn xin xác nhận của địa phương

Em Nguyễn Quốc Huy, 19 tuổi, là sinh viên năm nhất vừa nhập học tại một trường Đại học ở Cầu Giấy, Hà Nội. Nhà trường vừa có thông báo về chương trình học bổng "Tiếp sức đến trường" dành cho các sinh viên có hoàn cảnh gia đình khó khăn hoặc có đạo đức tốt, tích cực tham gia hoạt động xã hội tại nơi cư trú. Để hoàn thiện hồ sơ xét duyệt, Huy cần nộp một lá đơn có xác nhận của chính quyền địa phương về hoàn cảnh gia đình và hạnh kiểm của bản thân. Tuy nhiên, Huy chưa bao giờ làm việc với UBND xã nên rất lúng túng. Em không biết phải viết đơn như thế nào, tiêu đề là gì và sử dụng mẫu đơn xin xác nhận của địa phương nào cho đúng chuẩn mực hành chính để được các bác lãnh đạo xã ký duyệt nhanh chóng mà không bị trả về sửa lại.

Trả lời mang tính chất tham khảo như sau

"Đơn xin xác nhận của địa phương" là một thuật ngữ chung mà người dân thường dùng để chỉ các loại văn bản hành chính gửi đến UBND hoặc Công an cấp xã/phường nhằm mục đích xác minh một thông tin cá nhân cụ thể. Nhu cầu này xuất hiện rất nhiều trong đời sống: sinh viên xin xác nhận gia đình khó khăn để vay vốn/xin học bổng, người đi làm xin xác nhận hạnh kiểm (nhân sự) để nộp hồ sơ xin việc, hay công dân xin xác nhận chưa có tiền án tiền sự. Tuy nhiên, mỗi mục đích sẽ tương ứng với một biểu mẫu và cơ quan thẩm quyền khác nhau (UBND xã hay Công an xã). Việc sử dụng sai mẫu đơn xin xác nhận của địa phương sẽ khiến bạn mất thời gian đi lại bổ sung. Bài viết sau sẽ phân loại và hướng dẫn bạn chọn đúng mẫu đơn cần thiết.

Để giúp bạn Huy và mọi người chọn đúng biểu mẫu, cần phân biệt rõ mục đích xác nhận. Dưới đây là các dạng mẫu đơn xin xác nhận của địa phương phổ biến và cách viết:

Phân loại mẫu đơn theo mục đích:

• Mẫu đơn xin xác nhận hạnh kiểm (hay xác nhận nhân sự):
• Mục đích: Dùng để xin việc làm (đặc biệt là tài xế công nghệ, bảo vệ...), xét học bổng.

Nơi cấp: Công an xã/phường/thị trấn.

Nội dung xác nhận: Công an sẽ xác nhận bạn chấp hành tốt chủ trương, pháp luật tại địa phương, không vi phạm an ninh trật tự.

Mẫu đơn xin xác nhận hoàn cảnh khó khăn:

Mục đích: Xin miễn giảm học phí, vay vốn sinh viên, xin học bổng.

Nơi cấp: UBND xã/phường/thị trấn (Bộ phận Lao động - Thương binh & Xã hội).

Nội dung: Xác nhận tình trạng kinh tế hộ gia đình (hộ nghèo, cận nghèo, thu nhập thấp).

Mẫu đơn xin xác nhận cư trú (CT07):

Mục đích: Xác định nơi thường trú/tạm trú (thay Sổ hộ khẩu).

Nơi cấp: Công an xã/phường.

Bố cục chung của Mẫu đơn xin xác nhận: Dù là loại đơn nào, bố cục văn bản hành chính chuẩn phải bao gồm:

Quốc hiệu, Tiêu ngữ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM... (viết in hoa, căn giữa).

Tên đơn: ĐƠN XIN XÁC NHẬN... (ghi rõ nội dung, ví dụ: HẠNH KIỂM / HOÀN CẢNH KHÓ KHĂN).

Kính gửi: Ghi rõ tên cơ quan (Ví dụ: Kính gửi Công an xã A hoặc UBND xã B).

Thông tin người làm đơn: Họ tên, ngày sinh, số CCCD, địa chỉ thường trú.

Nội dung xin xác nhận: Trình bày ngắn gọn, trung thực lý do. Ví dụ: "Gia đình tôi thuộc diện hộ cận nghèo, thu nhập bấp bênh..." hoặc "Trong thời gian sinh sống tại địa phương, tôi luôn chấp hành tốt quy định pháp luật...".

Lời cam đoan: Cam đoan thông tin khai là đúng sự thật.

Ký tên: Người làm đơn ký ghi rõ họ tên.

Lưu ý khi đi xin xác nhận:

Bạn Huy cần mang theo Căn cước công dân bản chính khi ra UBND hoặc Công an xã.

Đối với xác nhận hoàn cảnh khó khăn, có thể cán bộ sẽ yêu cầu thêm Sổ hộ nghèo/cận nghèo (nếu có) để đối chiếu.

Thái độ khi viết đơn cần trang trọng, lịch sự, văn phong rõ ràng, không tẩy xóa.

Đối với trường hợp của Huy, để xin học bổng, em cần chuẩn bị Mẫu đơn xin xác nhận hoàn cảnh khó khăn (nếu xét theo tiêu chí kinh tế) gửi UBND xã, hoặc Mẫu đơn xin xác nhận hạnh kiểm (nếu xét tiêu chí đạo đức) gửi Công an xã. Tốt nhất em nên hỏi kỹ nhà trường xem họ cần loại xác nhận nào. Sau đó, em hãy soạn thảo theo hướng dẫn trên và mang ra địa phương nộp. Việc chuẩn bị giấy tờ chỉnh chu sẽ giúp em ghi điểm và quá trình xin dấu diễn ra nhanh chóng hơn. Chúc em sớm nhận được học bổng nhé!